Administrácia dopytov krok za krokom

Zoznámte sa s postupmi, ktoré s tým súvisia a výhodami, ktoré táto zmena prináša:

1. Prostredníctvom e-mailu dostanete upozornenie na nový dopyt spolu s linkom, prostredníctvom ktorého Vás systém automaticky prihlási a zobrazí Vám detail dopytu v administrácii Vášho profilu. Tu naňho môžete ihneď reagovať.

2 . V okamžiku, kedy si detail dopytu zobrazíte, systém označí tento dopyt ako Vami prečítaný.

3. Pokiaľ nový dopyt zostáva i po 2 pracovných dňoch stále neprečítaný, systém Premium lekára upozorní na túto skutočnosť v ďalšej emailovej správe. Basic lekári toto upozornenie nedostávajú a pacient, ktorý ich oslovil, dostane ponuku obrátiť sa na iné Premium pracovisko v jeho najbližšom okolí. Takto vytvorené dopyty sú v administrácii viditeľne označené ako sekundárne.

4. Pokiaľ Premium lekár nezareaguje na naše opakované upozornenie o dopyte, ktorý dostal a systém ho registruje stále ako neprečítaný, jeho potenciálny pacient dostane možnosť obrátiť sa na ďalších Premium lekárov v okolí po uplynutí 3 pracovných dní. Aj tieto novo vytvorené dopyty sú označené ako sekundárne.

5. Lekár/klinika môže nerelevantný dopyt odmietnuť. Jedná sa o prípady, kedy pacient pošle rovnakú správu opakovane (duplicitné správy), správa je spam alebo sa týka zákroku, ktorý lekár nerobí, alebo aktuálne nemôže klientovi vyhovieť.

Odmietnutie dopytu (z akéhokoľvek z uvedených dôvodov) sa pre účely response rate (mieru rýchlosti odpovedí) započítava ako spracovanie dopytu. V prípade odmietnutia z dôvodu nezáujmu o dopyt, dostane pacient možnosť obrátiť sa na iných Premium lekárov v okolí, ktorí ponúkajú rovnaký zákrok, o ktorý má záujem.

6. Vaša odpoveď sa po odoslaní pacientovi zapíše v administrácii do Vášho archívu dopytov a pacient dostane e-mailové upozornenie s výzvou na prečítanie odpovede. Jeho ďalšia reakcia k Vám dorazí rovnakou cestou – opäť dostanete email s upozornením, a detaily jeho správy sa Vám zobrazí v administrácii.
Celú komunikáciu ku každému jednotlivému dopytu máte prehľadne na jednom mieste, pokiaľ sa potrebujete k nejakému detailu či informácii v dopyte vrátiť.

7. Pre lekárov, ktorí preferujú vlastný systém spracovávania dopytov a chcú viesť ďalšiu komunikáciu s pacientom mimo náš portál, sme pripravili možnosť preposlania dopytu v plnom znení na e-mail lekára, alebo kliniky. Odpoveď na takto preposlaný dopyt bude doručená priamo pacientovi.

Jednáme v záujme Vás a pacientov, chceme mať istotu, že dopyty, ktoré boli odoslané z nášho portálu, budú doručené do správnych rúk. 

8. V prípade, že dopyt spracujete telefonicky, alebo inou cestou mimo náš portál, máte vedľa tlačítka "Odpovedať" taktiež možnosť kliknúť na tlačítko "Kontakt mimo portál", kde sa Vám zobrazí okno pre zaznamenánie informácií o tom, ako ste na pacientovu otázku reagovali.

Údaj o takomto spracovaní otázky sa taktiež započítava do vašej celkovej miery odpovedí, tzv. response rate, nezabúdajte preto si takto spracované dopyty označiť.

9. Pokiaľ je Vaša ordinácia mimo prevádzku, napr. z dôvodu dovolenky, stačí, keď túto skutočnosť poznamenáte v boxe "Ordinačné hodiny" >>

Systém v takomto prípade automaticky upozorní pacienta, že v uvedenom termíne nie ste k dispozícii a na jeho otázky odpoviete až po uplynutí tohto obdobia. Aj upozorňovanie na neprečítaný dopyt sa prispôsobí tejto informácii, teda nastavením konca doby, do kedy je ordinácia zatvorená.

10. Dopyty môžu spravovať aj Vaše asistentky bez obáv, že požadované informácie zdvoja. Každá Vami oprávnená osoba bude mať prístup k celej komunikácii pod svojim vlastným účtom asistenta. Táto možnosť zvýši komfort spracovania dopytov pacientov a Vám zaistí lepšiu kontrolu práce asistentov.

12. Pri každom dopyte vidíte jeho aktuálny stav - odoslané pacientom, prečítané lekárom, zodpovedané lekárom, preto sme taktiež sprístupnili filter pre vyhľadávanie dopytov nielen podľa zákroku, ale aj podľa stavu. Môžete tak jednoducho nájsť dopyty ešte neprečítané a tie, ktoré sú v priebehu spracovania.11. Prostredníctvom tlačítka "Späť na zoznam dopytov", ktorý sa zobrazuje v detaile dopytu, sa jednoducho prekliknete do archívu všetkých svojich dopytov, kde otázky čakajúce na přečítanie sú označené ako NOVÉ.

13. Akonáhle komunikáciu s potenciálnym pacientom ukončíte, jeho dopyt môžete jednoducho uzavrieť, aby sa ďalej nezobrazovala vo filtri medzi dopytmi, ktoré sú v priebehu spracovania. Pokiaľ  budete chcieť pacienta znovu kontaktovať, stačí dopyt znovu otvoriť. 

14. Dopyty od pacientov môžete bez zmeny spracovávať aj cez našu aplikáciu, na tom sa nič nemení. Pokiaľ ju ešte nemáte, stiahnite si ju vo verzii pre android či iOS tu!

15. Nezabudnite, že pacienti ocenia, pokiaľ na ich otázky odpoviete čo najskôr. Nenechávajte preto dopyty bez odozvy.

Zistili sme, že viac ako tretina dopytov sa nikdy nedostane k lekárom, ktorým boli odoslané. Zmenami v administráci dopytov chceme tento problém eliminovať.

Teraz máte všetky dopyty pacientov prehľadne na jednom mieste, žiaden sa už nikde v poště nestratí. Vy neprídete o žiadnych potenciálnych klientov a pacienti o odpoveď na svoj dopyt.